Regulamento

REGULAMENTO DO PROVEDOR DO ASSOCIADO

De forma a promover uma política de maior proximidade e privilegiar a comunicação entre a Direcção e os restantes associados, foi instituída na reunião de Direcção de 28 de Outubro de 2009 a figura do “Provedor do Associado” que se regerá pelo seguinte regulamento:

CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Funções

O “Provedor do Associado”, de hora em diante designado simplesmente por “Provedor”, terá  como função a promoção de uma comunicação efectiva entre os associados e a Direcção, assegurando que as sugestões e reclamações daqueles têm sempre a melhor atenção e resposta adequada, devendo igualmente emitir pareceres sobre as matérias em causa.

Artigo 2.º
Princípios

O Provedor rege-se por princípios de liberdade, independência e equidade sendo-lhe garantida a livre expressão da sua opinião, devendo este respeitar escrupulosamente o princípio do contraditório.

Artigo 3.º
Âmbito de actuação

O Provedor deverá actuar perante qualquer sugestão ou reclamação apresentada por um associado, seja ela da índole das opções estratégicas da Direcção ou do funcionamento orgânico-administrativo da Associação.

CAPÍTULO II
Nomeação e Competência
Artigo 4.º
Nomeação

1 — O Provedor é nomeado pela Direcção, devendo escolher para o cargo pessoa idónea, de elevado sentido ético e de responsabilidade, cuja integridade e independência sejam amplamente reconhecidas.
2 — O cargo de Provedor coincidirá com o tempo do mandato da Direcção, podendo ser reencaminhado no cargo.
3 — O cargo de Provedor não é remunerado.

Artigo 5.º
Competências

1 — Compete ao Provedor:
a) Receber as sugestões e/ou reclamações dos associados sobre qualquer matéria que envolva a ACAPOR;
b) Reencaminhar para pessoa competente as questões dos associados que não envolvam sugestões ou reclamações, mas que se limitem a meras dúvidas sobre a forma de funcionamento de protocolos ou qualquer outra regalia oferecida pela Associação;
c) Questionar a Direcção, estabelecendo o contraditório, sobre a posição desta acerca da sugestão ou reclamação do associado;
d) Emitir Parecer, de forma totalmente livre e independente;
e) Se for caso disso, propor adopção de medidas que visem a correcção da situação anómala.
2 — O Provedor pode ainda dar ele próprio início a um processo, sem necessidade de denúncia prévia por parte de um associado, quando tome conhecimento, por qualquer meio, de alguma
situação que mereça esclarecimento por parte da Direcção.

Artigo 6.º
Meios e comunicação do Provedor

Ao Provedor ser-lhe-ão concedidos todos os meios possíveis para que possa desenvolver um bom desempenho da função, nomeadamente:
a) Deverão ser-lhe facultados todos os contactos dos titulares dos órgãos da Associação;
b) Terá livre acesso a documentação da Associação, de forma a poder investigar e esclarecer quaisquer dúvidas colocadas à sua consideração;
c) Ser-lhe-à comunicado com regularidade a listagem de associados que entretanto perderem os seus direitos ou a sua qualidade enquanto tal. ou então ser-lhe-à facultado acesso a base de dados
dos associados na qual estará actualizado o respectivo estado;
d) Ser-lhe-à colocado à disposição um correio electrónico próprio, de dominio acapor.pt de acesso exclusivo e confidencial;
e) O sítio da internet da associação terá um espaço reservado ao Provedor do Associado, na zona profissional e de acesso a todos os associados, onde serão publicadas todas as queixas e sugestões apresentadas, as respostas da Direcção, as conclusões do Provedor bem como os seus pareceres.
f) Os contactos e a figura do Provedor deverão ser amplamente divulgados no seio da Associação, nomeadamente fazendo referência do mesmo em qualquer comunicação regular, independentemente do meio, enviada aos associados.

CAPÍTULO III
Procedimento
Artigo 7.º
Apresentação de queixas ou recomendações

1 — A queixa ou sugestão deverá ser elaborada por escrito, dirigida ao Provedor através de e-mail ou carta sendo que, neste último caso, a mesma deverá ser remetida para a sede da Associação.
2 — Sem prejuízo do disposto no número anterior, caso seja apresentada oralmente qualquer queixa ou sugestão ao Provedor poderá este, ainda assim, despoletar a abertura de um processo nos termos do artigo 6.º n.º 2 deste regulamento.
3 — As queixas ou recomendações deverão estar sempre devidamente identificadas.

Artigo 8.º
Rejeição Liminar

1 — As recomendações ou reclamações serão liminarmente rejeitadas pelo Provedor, não prosseguindo o normal procedimento:
a) Se a queixa ou recomendação não estiver identificada;
b) Se o seu autor não estiver na plenitude dos seus direitos de associado, nos termos do artigo 9.º n.º 3 dos estatutos da associação;
c) Se forem elaboradas com linguagem grosseira ou ofensiva;
d) Se o teor das mesmas já tiver sido abordado pelo Provedor do Associado há menos de seis meses;
2 — Quando haja lugar a rejeição liminar o Provedor do Associado deverá comunicar o facto à direcção, para efeito de mero conhecimento.
3 — O associado que veja a sua reclamação ou sugestão liminarmente rejeitada e que não concorde com essa decisão, deverá expor o motivo da sua discórdia em carta ou e-mail para os serviços da associação, dirigida ao Presidente.

Artigo 9.º
Recepção das queixas e recomendações

1 — Recebida uma queixa ou recomendação que não deva ser liminarmente rejeitada, deverá o Provedor, no prazo de cinco dias, comunicar à Direcção a recepção da mesma para que esta se pronuncie sobre o seu teor.
2 — A comunicação deverá conter, na íntegra, a queixa ou sugestão do associado.

Artigo 10.º
Resposta da Direcção

1 — Recebida a queixa ou recomendação deverá a Direcção, ou o Director Executivo em seu nome, responder à mesma no prazo máximo de 15 dias.
2 — A resposta, dirigida ao Provedor, deverá conter as apreciações que a direcção entender por convenientes sobre a mesma, bem como todas as iniciativas, passadas ou futuras, promovidas ou a promover pela Direcção sobre o tema em causa.
3 — A direcção poderá ainda juntar à resposta cópia de documentação que entenda relevante para melhor esclarecimento da questão.

Artigo 11.º
Opinião e parecer do Provedor

1 — Depois de receber a resposta da Direcção deverá o Provedor, ponderando os argumentos de ambas as partes, emitir opinião e, eventualmente, Parecer sobre a questão em causa num prazo máximo de 15 dias.
2 — Caso o Provedor necessite de mais esclarecimentos para emitir uma opinião melhor fundamentada, poderá o mesmo requerer que a Direcção complemente a sua resposta ou que junte ao processo documentação essencial ao bom esclarecimento da questão, dispondo neste caso a Direcção de 5 dias para o fazer.
3 — No caso do número anterior, o prazo referido no n.º 1 sofrerá uma dilação de 5 dias.
4 — A opinião emitida pelo Provedor deverá estar bem fundamentada, elencando os dados objectivos e subjectivos que levaram à sua tomada de posição.
5 — No caso do Provedor concordar, ainda que parcialmente, com a posição do associado deverá a opinião do Provedor terminar com um Parecer que consubstanciar-se-à nas medidas que, segundo o Provedor, deveriam ser tomadas de forma a pôr fim à situação anómala.

Artigo 12.º
Notificações e publicidade

1 — A opinião do Provedor deverá ser notificada, preferencialmente por E-Mail, ao associado queixoso ou preponente, bem como à Direcção da ACAPOR.
2 — A ACAPOR providenciará para que, após a notificação da opinião do Provedor à Direcção, todo o processo seja publicado no sítio da internet da associação, no espaço próprio reservado à figura do Provedor.
3 — Por processo entende-se que deve ser colocado no sítio da internet, para consulta de qualquer associado, a queixa ou recomendação do associado, a resposta da Direcção, bem como a opinião e parecer do Provedor, devendo todas estas peças estar transcritas na sua integra.

CAPÍTULO IV
Disposições Finais
Artigo 13.º
Entrada em vigor e publicação

O presente Regulamento entrará em vigor no dia útil seguinte ao da nomeação do Provedor pela Direcção e deverá ser publicado no sítio da internet da ACAPOR, no espaço próprio atribuído ao Provedor, logo que o mesmo esteja criado.

Lisboa 28 de Outubro de 2009